管理之道
管理之道
1 引言
目前我國(guó)設(shè)計(jì)單位的科研課題管理中存在著大量問題，如項(xiàng)目審批“一言堂”，項(xiàng)目過程控制不到位，項(xiàng)目費(fèi)用核算不健全，驗(yàn)收檢定不嚴(yán)格，技術(shù)推廣不及時(shí)或者不推廣等問題，結(jié)果造成巨大浪費(fèi)。項(xiàng)目管理是管理學(xué)分支的一個(gè)學(xué)科，它是指在項(xiàng)目活動(dòng)中運(yùn)用專門的知識(shí)、技能、工具和方法，使項(xiàng)目能夠在有限資源限定條件下，實(shí)現(xiàn)或超過設(shè)定的需求和期望，是對(duì)一些與成功地達(dá)成一系列目標(biāo)相關(guān)的活動(dòng)（譬如任務(wù)）的整體，包括策劃、進(jìn)度計(jì)劃和維護(hù)組成項(xiàng)目的活動(dòng)的進(jìn)展。在設(shè)計(jì)院所科研課題管理中引入項(xiàng)目管理的概念和方法，將會(huì)極大地提高科研課題管理的水平。
2 項(xiàng)目管理的定義、原則和要素
項(xiàng)目管理是一個(gè)過程，包括項(xiàng)目的范圍、組織、進(jìn)度、成本、質(zhì)量和后勤保障等。項(xiàng)目管理活動(dòng)貫穿于項(xiàng)目整個(gè)壽命周期，并通過計(jì)劃、組織、控制、效果評(píng)估等手段實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。
2.1 項(xiàng)目管理的原則
1）首先要明確項(xiàng)目目標(biāo)，并在項(xiàng)目一開始，使全體參與者都知道和理解這個(gè)目標(biāo)。
2）項(xiàng)目管理可采用積木式，即將項(xiàng)目分解成管理要素，使范圍的確定、承擔(dān)的任務(wù)、計(jì)劃、控制和報(bào)告處于可控狀態(tài)。
3）采用認(rèn)證和交付跟蹤的方式，檢驗(yàn)項(xiàng)目完成情況，以確保項(xiàng)目完成。
4）建立供需網(wǎng)絡(luò)，劃定責(zé)任界限，協(xié)調(diào)相互間接口。
5）在網(wǎng)絡(luò)的每一級(jí)明確控制、評(píng)估和證明質(zhì)量合格的責(zé)任。
6）風(fēng)險(xiǎn)是項(xiàng)目所固有的綜合因素，項(xiàng)目管理應(yīng)包括風(fēng)險(xiǎn)管理。
7）項(xiàng)目管理也包括人力資源管理，這是項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)。
2.2 項(xiàng)目管理的要素
1）項(xiàng)目分解結(jié)構(gòu)：保證全項(xiàng)目各方面的連貫一致，為計(jì)劃、成本、質(zhì)量等的控制提供框架。
2）項(xiàng)目組織：協(xié)調(diào)參與者與現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)間的關(guān)系，重點(diǎn)考慮參與者的職責(zé)、相互關(guān)系、權(quán)限等。
3） 項(xiàng)目階段劃分和策劃：以階段劃分和設(shè)立里程碑的方式，結(jié)合成本、進(jìn)度和經(jīng)濟(jì)方面的風(fēng)險(xiǎn)，在每一階段包含一個(gè)正式的評(píng)審過程。
4）技術(shù)狀態(tài)管理：以可追溯的方式，在產(chǎn)品全壽命周期中確定、描述并控制系統(tǒng)的技術(shù)狀態(tài)。
5）信息/ 文件管理：保證為了其它管理過程有效進(jìn)行而必需的信息能以可追溯、有效的方式被記錄、檢索和修改。
6）成本和進(jìn)度管理：保證人力資源、設(shè)施、材料和資金的最佳使用。
7）綜合后勤保障：保證滿足系統(tǒng)全壽命周期的需求。
3 項(xiàng)目管理全過程
項(xiàng)目管理的全過程，主要包括：立項(xiàng)審批階段、科研項(xiàng)目研發(fā)實(shí)施階段的管理、總結(jié)評(píng)價(jià)階段。
3.1 立項(xiàng)審批階段
此階段是項(xiàng)目管理的關(guān)鍵，主要包括三個(gè)方面，即組織和評(píng)審項(xiàng)目建議書、組織項(xiàng)目可行性論證和簽訂項(xiàng)目合同或委托書。一般科研項(xiàng)目立項(xiàng)程序?yàn)椋合扔裳芯繂挝唤M織評(píng)審本單位提出的重大科研項(xiàng)目建議，進(jìn)行仔細(xì)篩選；對(duì)通過評(píng)審和可行性論證的項(xiàng)目確定項(xiàng)目立項(xiàng)；最后由項(xiàng)目主持單位和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽訂合同?？蒲许?xiàng)目評(píng)審的主要原則和標(biāo)準(zhǔn)：一般來說，評(píng)審選擇科研項(xiàng)目時(shí)要遵循創(chuàng)新性、可行性、可用性、合理性等原則。在具體的評(píng)選中應(yīng)掌握的主要標(biāo)準(zhǔn)是：科研項(xiàng)目是否得當(dāng)，所選課題是否有針對(duì)性，目標(biāo)的確定是否合理等。
3.2 科研項(xiàng)目研發(fā)實(shí)施階段
科研項(xiàng)目的研發(fā)實(shí)施階段，主要是指科研項(xiàng)目立項(xiàng)后組織實(shí)施直至科研成果驗(yàn)收前這一階段。
此階段是科研項(xiàng)目全過程的重點(diǎn)和核心，這一階段包括科研項(xiàng)目的開展和控制兩個(gè)方面。此階段，設(shè)計(jì)院項(xiàng)目管理工作的內(nèi)容更加繁多，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是在課題開展過
程中，提供課題任務(wù)書或項(xiàng)目合同書中確定的對(duì)項(xiàng)目的各種支持條件，對(duì)所依托的項(xiàng)目或子項(xiàng)目進(jìn)行成本核算，對(duì)其一切經(jīng)費(fèi)開支進(jìn)行監(jiān)督，負(fù)責(zé)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算，審批大型儀器設(shè)備支出、國(guó)際合作與交流費(fèi)用支出，管理費(fèi)用支出，接受上級(jí)有關(guān)部門的監(jiān)督、檢查等。二是對(duì)課題研究的正常開展進(jìn)行檢查監(jiān)督和控制，建立起全過程、全方位的跟蹤反饋監(jiān)督檢查機(jī)制，了解執(zhí)行情況，及時(shí)反饋問題，尋求解決辦法，確保項(xiàng)目按計(jì)劃順利進(jìn)行。
3.2.1 科研項(xiàng)目的質(zhì)量管理
科研項(xiàng)目是非程序化的創(chuàng)造性勞動(dòng)，其管理過程是在一般項(xiàng)目管理過程的基礎(chǔ)上，結(jié)合科研項(xiàng)目的特點(diǎn)，以管理過程為基礎(chǔ)進(jìn)行質(zhì)量控制。項(xiàng)目質(zhì)量管理包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是項(xiàng)目工作質(zhì)量的管理，二是項(xiàng)目產(chǎn)生物的質(zhì)量管理。項(xiàng)目質(zhì)量管理的主要方法和工具有“全面質(zhì)量管理法”、“質(zhì)量統(tǒng)計(jì)技術(shù)法”、“質(zhì)量管理(QC)小組”、“ISO9001 質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證法”。無論選擇何種管理方法，都應(yīng)結(jié)合科研項(xiàng)目的特征。科研項(xiàng)目的特點(diǎn)決定了科研項(xiàng)目的質(zhì)量目標(biāo)很難完全用量化的方法控制，只能是定性和定量方法的結(jié)合，在科研項(xiàng)目的計(jì)劃中對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量計(jì)劃往往也是作部分量化，且大多是規(guī)范性的要求。
3.2.2 科研項(xiàng)目的時(shí)間管理
科研項(xiàng)目的時(shí)間管理，是指在項(xiàng)目范圍確定后，為實(shí)行項(xiàng)目的目標(biāo)、形成項(xiàng)目產(chǎn)出物和完成項(xiàng)目范圍計(jì)劃所規(guī)定的各項(xiàng)工作而開展的一種管理活動(dòng)?？蒲许?xiàng)目時(shí)間管理包括的主要內(nèi)容有：估算整個(gè)項(xiàng)目的工期；制定項(xiàng)目工期計(jì)劃；對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)順序、項(xiàng)目活動(dòng)工期和項(xiàng)目活動(dòng)所需資源進(jìn)行分析，并根據(jù)分析制定工期進(jìn)度計(jì)劃。
3.2.3 科研項(xiàng)目的成本管理
項(xiàng)目成本，是指為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而開展的各種項(xiàng)目活動(dòng)中所消耗資源而形成的各種費(fèi)用的總體。項(xiàng)目成本管理，是為保障項(xiàng)目實(shí)際發(fā)生的成本不超過項(xiàng)目預(yù)算而開展的項(xiàng)目資源計(jì)劃、項(xiàng)目成本估算、項(xiàng)目預(yù)算編制和項(xiàng)目預(yù)算控制等方面的管理?，F(xiàn)代項(xiàng)目成本管理的方法有很多種，每種方法都有各自的優(yōu)缺點(diǎn)和適用條件，比較科學(xué)和客觀反映項(xiàng)目成本規(guī)律的方法有三種：即全過程項(xiàng)目成本管理的理論與方法，全生命周期項(xiàng)目成本管理的理論與方法和全面項(xiàng)目成本管理的理論和方法。
3.3 總結(jié)評(píng)價(jià)階段
總結(jié)評(píng)價(jià)階段，主要包括：評(píng)價(jià)的內(nèi)容、評(píng)價(jià)的方法、評(píng)價(jià)的一般程序、評(píng)價(jià)的原則。
1）評(píng)價(jià)的內(nèi)容：對(duì)科研項(xiàng)目的總結(jié)評(píng)價(jià)，就是對(duì)科研項(xiàng)目的投入與產(chǎn)出進(jìn)行學(xué)術(shù)價(jià)值、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益綜合性的績(jī)效評(píng)價(jià)。
2）評(píng)價(jià)的方法：對(duì)科研項(xiàng)目的評(píng)價(jià)，現(xiàn)在國(guó)際上通行兩個(gè)基本的評(píng)價(jià)方法：定量指標(biāo)評(píng)價(jià)方法和專家定性判斷方法。由于科學(xué)研究的“質(zhì)量”這個(gè)概念非常復(fù)雜，計(jì)量指標(biāo)只能表達(dá)其可見的某些方面。因此，評(píng)價(jià)時(shí)需結(jié)合使用兩種方法。
3）評(píng)價(jià)的一般程序：一般情況下，可以把評(píng)價(jià)的整個(gè)流程劃分為三個(gè)階段：評(píng)價(jià)的總體設(shè)計(jì)和規(guī)劃階段，評(píng)價(jià)實(shí)施階段，評(píng)價(jià)結(jié)果利用。
4）評(píng)價(jià)的原則：為了保證評(píng)價(jià)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，科研項(xiàng)目評(píng)價(jià)必須遵循以下原則：獨(dú)立性原則，系統(tǒng)性原則，有效性原則，可靠性原則，儉省性原則等。
4 設(shè)計(jì)院的科研課題管理中存在的問題
4.1 項(xiàng)目申請(qǐng)盲目
很多申請(qǐng)的科研課題存在和往年重復(fù)的現(xiàn)象，甚至有的超出科研課題組的能力之外，可是為了拿經(jīng)費(fèi)，課題組人員往往竭力進(jìn)行申請(qǐng)。
4.2 立項(xiàng)審批“一言堂”
雖然課題立項(xiàng)評(píng)價(jià)的時(shí)候有成立的技術(shù)管理小組，也實(shí)行不記名投票政策，可是組長(zhǎng)的權(quán)利很大，有時(shí)候“一言九鼎”，一句話能決定一個(gè)項(xiàng)目的生死。
4.3 課題過程控制不嚴(yán)格
目前設(shè)計(jì)院的科研課題過程控制主要還是依靠課題小組的自覺性，已經(jīng)技術(shù)秘書的階段性的進(jìn)度調(diào)查，而沒有專家小組定期檢查進(jìn)度，因此并不能真正地做到控制過程。
4.4 驗(yàn)收檢定不嚴(yán)格
科研課題大部分以一年為一個(gè)周期，等到年底驗(yàn)收時(shí)，由于趕上年終，時(shí)間緊迫，很多驗(yàn)收小組成員設(shè)計(jì)任務(wù)繁忙，匆忙交付課題結(jié)果，技術(shù)小組又不能及時(shí)組織經(jīng)驗(yàn)豐富的專家驗(yàn)收課題，課題中出現(xiàn)的問題不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，從而造成課題驗(yàn)收效果不理想。
4.5 財(cái)務(wù)核算不健全
課題經(jīng)費(fèi)的撥付是按照驗(yàn)收結(jié)果來核算的，但是由于驗(yàn)收檢定已經(jīng)存在問題，課題經(jīng)費(fèi)的撥付會(huì)存在不符合課題實(shí)際的狀況。有的驗(yàn)收結(jié)果不理想，不應(yīng)該撥付足額，可是由于核算不健全，會(huì)足額撥付。有的課題做得非常好，也是足額撥付。這就會(huì)在科研課題小組間產(chǎn)生做得好做得差都會(huì)得到足額撥付的錯(cuò)覺，容易使科研小組成員漫不經(jīng)心，不能深入認(rèn)真研究。
4.6 技術(shù)推廣不及時(shí)
由于部分設(shè)計(jì)院未能和產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)建立良好的合作關(guān)系，即使研究出先進(jìn)的技術(shù)，也不能及時(shí)轉(zhuǎn)化成經(jīng)濟(jì)效益；有的甚至只能作為一堆紙放在角落，造成經(jīng)費(fèi)的巨大浪費(fèi)。
5 加強(qiáng)項(xiàng)目管理在設(shè)計(jì)院科研課題管理中的應(yīng)用
加強(qiáng)項(xiàng)目管理在設(shè)計(jì)院科研課題管理中的應(yīng)用，主要包括：加強(qiáng)組織管理；加強(qiáng)項(xiàng)目全過程管理；進(jìn)度、成本、技術(shù)管理統(tǒng)一協(xié)調(diào)；加強(qiáng)進(jìn)度控制；加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理；成本管理科學(xué)化、定量化。
5.1 加強(qiáng)組織管理
項(xiàng)目管理需要權(quán)力集中以控制工作正常進(jìn)行，因此，項(xiàng)目管理是一種個(gè)人負(fù)責(zé)制，每一個(gè)課題就是一個(gè)項(xiàng)目，項(xiàng)目管理者是一個(gè)關(guān)鍵角色。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)項(xiàng)目管理的九個(gè)方面（即項(xiàng)目立項(xiàng)、計(jì)劃、費(fèi)用、質(zhì)量、人員、溝通、風(fēng)險(xiǎn)、合同、綜合）進(jìn)行有效的、全面的管理，其管理的深度和側(cè)重應(yīng)結(jié)合各單位的實(shí)際是加強(qiáng)組織管理的關(guān)鍵，該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須明確責(zé)任、理順關(guān)系、獎(jiǎng)懲嚴(yán)明、及時(shí)兌現(xiàn)。
5.2 進(jìn)度、成本、技術(shù)管理統(tǒng)一協(xié)調(diào)
項(xiàng)目成本計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃的制定、控制，均以項(xiàng)目分解結(jié)構(gòu)（WBS）為基礎(chǔ)，以研制階段目標(biāo)為控制結(jié)點(diǎn)，以進(jìn)度基線和技術(shù)基線為依據(jù)，以實(shí)現(xiàn)規(guī)定的技術(shù)性能、滿足用戶需求為最終目的。項(xiàng)目管理應(yīng)遵循三個(gè)基本原則：首先要注重預(yù)測(cè)性，把各種可能想在前頭，并給予一定的余量安排（包括技術(shù)上、時(shí)間上、經(jīng)費(fèi)上的余量安排），以解決不測(cè)問題；其次是注重平衡性，在技術(shù)、進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)這幾個(gè)約束條件間進(jìn)行平衡，以獲得整體上完成任務(wù)的優(yōu)化；再次是利用“矩陣管理”的特點(diǎn)，及時(shí)組織或撤銷項(xiàng)目組，以最大限度地發(fā)揮項(xiàng)目管理在靈活運(yùn)用人力資源上的優(yōu)勢(shì)。
5.3 加強(qiáng)進(jìn)度控制
進(jìn)度控制主要包括：確定項(xiàng)目所有構(gòu)成部分（包括硬件、軟件、試驗(yàn)等）；編制科研計(jì)劃；定期檢查進(jìn)展情況，迅速解決研究中出現(xiàn)的問題，特別是關(guān)鍵路徑上出現(xiàn)的問題。
5.4 加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理
產(chǎn)品技術(shù)方案先天決定了研制的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)；計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)、費(fèi)用風(fēng)險(xiǎn)；產(chǎn)品的復(fù)雜性、總體向分系統(tǒng)指標(biāo)分解難易程度的均衡性、采用關(guān)鍵技術(shù)的多少、產(chǎn)品繼承性等，決定了產(chǎn)品所應(yīng)采用的材料、工藝技術(shù)裝備、工藝技術(shù)方法的水平及大型試驗(yàn)的次數(shù)；如果技術(shù)方案不確定因素比較多，則計(jì)劃和費(fèi)用風(fēng)險(xiǎn)必然比較大。因此，把好設(shè)計(jì)評(píng)審關(guān)是降低科研風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵。
6 結(jié)語
總之，加強(qiáng)項(xiàng)目管理在設(shè)計(jì)院科研課題管理中的應(yīng)用必須以人為本，開創(chuàng)項(xiàng)目管理新思維。一是要充分調(diào)動(dòng)科研人員參與科研決策，發(fā)揮其主動(dòng)性和創(chuàng)造性；二是要改革分配制度和激勵(lì)機(jī)制，不斷提高科研人員的待遇，使其更好地投入到科研生產(chǎn)中；三是采用項(xiàng)目管理模式，對(duì)企業(yè)科研單位科研課題進(jìn)行全程控制，確?？蒲许?xiàng)目高質(zhì)量地按進(jìn)度計(jì)劃完成，更好地為以后的成果轉(zhuǎn)化提供基礎(chǔ)，才能取得更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
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